Как стать продуктивнее: 10 советов по продуктивности

Пытаетесь чувствовать себя продуктивным? Ознакомьтесь с нашими 10 советами и рекомендациями о том, как повысить уровень своей продуктивности.

Вам иногда кажется, что у вас много дел и очень мало времени? Если вам интересно, как стать более продуктивным, читайте дальше, чтобы узнать о ценных стратегиях, которые помогут вам более эффективно управлять своим временем.

Что такое производительность?

Термин «продуктивность» часто используется в бизнес-среде, хотя на самом деле он применим ко всем сферам жизни. В бизнес-контексте производительность может измеряться количеством сделанных звонков по продажам или производительностью производственной линии. В академической ситуации продуктивность можно измерить количеством отвеченных вопросов или написанных слов.

В своей самой простой форме производительность измеряется затратами. Однако количественная оценка производительности не всегда проста, если результаты не сразу ощутимы. Некоторые проекты и отрасли требуют большой самомотивации. Например, в сфере услуг, когда вы пытаетесь получить продвижение по службе или пробуете творческий проект, такой как написание книги. Для этих типов работы производительность не всегда может быть измерена с точки зрения немедленных результатов или отдачи.

Размышляя о том, как стать более продуктивным, многие обращаются к методам тайм-менеджмента. Хотя продуктивность и тайм-менеджмент взаимосвязаны, это две разные вещи, и не все продуктивные люди особенно хороши в тайм-менеджменте.

Тайм-менеджмент — это набор навыков и инструментов, которые способствуют эффективному использованию времени человека. Продуктивность – это результаты, которые достигаются в течение определенного периода времени. Иногда самые продуктивные результаты достигаются не за счет эффективного управления списком задач — производительность больше связана с результатом.

Что такое токсическая продуктивность?

Токсичная продуктивность — это, по сути, стремление всегда быть продуктивным за счет всех других занятий. По своей сути, токсичная продуктивность — это просто новый термин для обозначения «трудоголика» в свежей современной интерпретации.

Некоторыми примерами этого являются тенденции в социальных сетях #girlboss и #ThatGirl, где молодых женщин поощряют «иметь все», работая и подрабатывая, а также находя время для тренировок, всегда выглядя на все сто, финансируя несколько отпусков в году, готовить здоровую пищу и вести активную социальную жизнь.

Хотя эти пункты могут показаться положительными и вдохновляющими, они также представляют собой токсичный уровень продуктивности в сочетании с необходимостью всегда достигать большего. Это может привести к долгосрочным последствиям, влияя на нашу способность ценить себя сверх того, что мы «делаем».

Во время COVID-19 и распространения удаленной работы границы между семейной жизнью и работой/учебой стали значительно более размытыми. Даже когда люди возвращаются в офис или на учебу, потенциально нездоровая потребность быть постоянно продуктивным и «делать все возможное» становится чем-то вроде собственной эпидемии.

Но разве продуктивность — это не хорошо? Во времена сильного стресса, такого как пандемия, токсичная продуктивность и необходимость постоянно казаться занятым только маскируют стресс и тревогу. В конечном итоге это может привести к выгоранию. Университет Манчестера обсуждает стресс на рабочем месте и его неблагоприятное влияние на производительность в своем курсе «Благополучие на рабочем месте: стресс и продуктивность на работе».

Как стать более продуктивным на работе

Хотя быть продуктивным важно во всех аспектах жизни, где требуются результаты или когда люди хотят достичь целей, это, вероятно, считается наиболее важным в рабочей среде.

По мере того, как современное рабочее место развивалось и в последние годы перешло к комбинациям личного, удаленного и гибридного режима, традиционная работа с 9 до 7 уступила место более гибким способам работы. Некоторые из этих изменений побудили людей работать более эффективно, но для других эта новая динамика создает проблемы с производительностью как для работника, так и для работодателя, которые должны разработать новые способы отслеживания эффективности и мотивации своей рабочей силы.

Внеся некоторые простые коррективы в свой график рабочего дня, вы сможете увидеть постепенное повышение вашей производительности, независимо от вашей отрасли. Мы перечислили некоторые из этих корректировок ниже.

Складывание привычек. Вы не можете ожидать, что все ваши продуктивные привычки изменятся за одну ночь. Сосредоточьтесь на внесении небольших постепенных изменений, чтобы увидеть, что работает, а что нет.

Тайм-менеджмент — набор навыков, направленных на то, чтобы помочь вам максимально эффективно использовать свое время. Чтобы быть продуктивным, время, потраченное на деятельность, также должно приносить результаты. Ознакомьтесь с некоторыми стратегиями тайм-менеджмента, чтобы узнать, что может вам помочь.

Подотчетность. Если вы хотите повысить производительность своей работы, вам действительно может помочь кто-то, кто будет нести за вас ответственность. Найдите коллегу, заинтересованного в повышении собственной производительности, и проводите еженедельные взаимные проверки или создайте систему личного дневника, чтобы держать себя в курсе регулярно обновляемых целей, чтобы вы не сбились с пути.

10 советов по повышению продуктивности

Попробуйте включить некоторые из этих советов по продуктивности в свой ежедневный график. Отслеживайте, что работает, а что нет, чтобы составить долгосрочный план повышения производительности.

1. Прекратите многозадачность

Часто заманчиво попробовать работать в режиме многозадачности, совмещая множество задач рабочего дня одновременно. Хотя это может показаться продуктивным, это редко дает наилучшие результаты. Сосредоточившись только на одной задаче за раз, вы выполните ее на более высоком уровне и за меньшее время, что позволит вам плавно перейти к следующей задаче.

2. Ставьте маленькие цели

Большие задачи или проекты могут пугать, и мы часто переоцениваем время, которое потребуется для их выполнения. Вы можете создать импульс движения вперед, разбивая задачи на управляемые этапы размером с небольшой кусочек, которые строятся до тех пор, пока ваш проект не будет завершен. Например, очистить свой почтовый ящик, отвечая на четыре письма за раз в течение дня.

3. Сделайте перерыв

Может показаться странным предлагать делать перерывы, когда речь идет о продуктивности на работе, но регулярные перерывы на самом деле помогают уменьшить стресс и повысить производительность. В курсе Университета Монаша «Внимательность для благополучия и максимальной производительности» обсуждается, как повысить производительность за счет снижения стресса на рабочем месте.

Многие рабочие места обеспечивают сотрудникам регулярные перерывы. Однако, если вы работаете из дома или в офисе, где ваша деятельность не контролируется, подумайте о том, чтобы планировать частые короткие перерывы по 10–15 минут. Используйте это время, чтобы отвлечься от работы, дать мозгу отдохнуть и вернуться с обновленной мотивацией и потенциально новыми идеями.

4. Правило пяти минут

Если прокрастинация — это большая проблема для вас, попробуйте правило пяти минут. Пообещав себе, что вы потратите всего пять минут на невыполнимую задачу, вы избавитесь от многих оправданий, которые мешают вам начать. Почти каждый может посвятить всего пять минут написанию электронного письма, изучению темы, заполнению какой-либо документации или составлению новой задачи.

Часто по истечении пяти минут мотивация продолжать остается. Даже если вы перейдете к другой продуктивной задаче, небольшие задачи, выполненные в течение пяти минут, по-прежнему будут важным вкладом в общий результат. Как всегда, именно эти маленькие задачи мы откладываем больше всего.

5. Блокировка времени

Использование временных блоков — устоявшаяся и хорошо известная стратегия продуктивности. Создавая рамки временных блоков в своем расписании рабочего дня, вы принимаете сознательное решение посвятить «блок» времени определенной задаче.

Временные блоки обычно делятся на 60- или 90-минутные секции. Вы можете распечатать расписание или раскрасить свои задачи, так как одно из преимуществ временной блокировки заключается в том, что после завершения она создает визуальное руководство для вашего рабочего дня.

6. Делегируйте

Если вы работаете в команде, посмотрите на свои ежедневные задачи и подумайте, можно ли делегировать их другим членам команды. Часто мы беремся за работу, которая выходит за рамки нашей компетенции или может быть выполнена другими намного быстрее.

Делегирование не означает перекладывание работы, которую вы не хотите делать. Вместо этого речь идет о том, чтобы каждый работал над задачами, которые лучше всего соответствуют его навыкам и доступности. Если вам интересно узнать больше об управлении и делегировании полномочий в команде, курс Открытого университета «Основы бизнеса: управление проектами» более подробно исследует эту тему.

Предприниматели, как правило, пытаются совмещать все свои бизнес-задачи. Делегирование полномочий новым сотрудникам или использование фрилансеров для таких вещей, как контент в социальных сетях, может означать, что больше времени доступно для более приоритетных задач.

7. Ограничьте отвлекающие факторы

Отвлекаться — это нормально, и не всегда удается сосредоточиться. Однако это навык, который можно развивать. Отключите уведомления, переключите телефон в режим полета или используйте приложение для повышения производительности, например Freedom.

Техника Pomodoro обычно используется для предотвращения отвлекающих факторов и выполнения задач. Пользователи устанавливают таймер, удаляя все отвлекающие факторы (социальные сети, электронная почта и т. д.) и работают спринтами по времени по 20–30 минут. Знание того, что вам нужно сосредоточиться только на короткое время, — отличный способ сосредоточиться на более длительные периоды времени.

8. Сначала делайте самое сложное

Может возникнуть соблазн избежать сложных или трудоемких задач и вместо этого сосредоточиться на быстрых победах. Однако, взяв сначала самые сложные проекты, вы можете повысить свою мотивацию и сосредоточиться на оставшуюся часть дня. Подумайте о том, чтобы приоритизировать эти более крупные задачи в первую очередь в течение дня или в то время, когда вы чувствуете себя наиболее продуктивным.

9. Установите границы

Как мы обсуждали в разделе о делегировании полномочий, сотрудники часто берут на себя работу, выходящую за рамки их роли. Несмотря на то, что быть гибким и использовать возможности для карьерного роста — это хорошо, также важно установить границы своего времени.

Чтобы выполнять свои задачи эффективно и быть продуктивным, вы должны быть в состоянии выполнить их в разумные сроки. Установленные границы мешают вам перегружаться. Если вам интересно узнать больше об устойчивости на работе и сохранении границ, изучите курс Университета Дикина «Профессиональная устойчивость: развитие навыков для успеха на работе».

10. Определите, когда вы наиболее продуктивны

С появлением covid и удаленной работы традиционные 9-5 становятся все менее распространенными. Гибкая и гибридная работа продвигает концепцию более продуктивной работы. Каждый индивидуален. Некоторые сотрудники лучше всего работают утром, в то время как другие начинают продуктивно работать после обеда. Определите, когда вы наиболее продуктивны, а затем организуйте свой ежедневный график, чтобы максимально использовать эти часы пик, — отличный способ повысить производительность.
_________

Мы обсудили некоторые ключевые аспекты повышения производительности как на рабочем месте, так и в повседневной жизни. Сосредоточение внимания на применении одного из двух советов по повышению производительности одновременно позволяет каждому развить навыки в этой области, снизить уровень стресса и достичь максимальных профессиональных и личных целей.